Tradiční byrokratické instituce pracují relativně uspokojivě za předpokladu, že je prostředí stabilní, úkol je relativně snadný, každý občan vyžaduje tutéž službu a kvalita služby není tím nejdůležitějším kritériem. Reálná situace však těmto předpokladům nevyhovuje, vnější prostředí se stále rychleji mění (globalizace a tlak na flexibilitu ekonomických institucí, informační společnost a rostoucí informovanost veřejnosti, nárůst počtu vysoce kvalifikovaných pracovníků vyžadujících autonomii pro svoji práci, rozrůzňování potřeb lidí). „V dnešní době je asi největším problémem vůbec vysoký počet úředníků. Např. situace v ČR je tristní v minulosti došlo mnohokrát k pokusům plošně snížit administrativu, tyto amatérské pokusy však nedosáhly zdárného konce.
Problém spočívá například v nestálém přesunu úředníků z místa na místo. Například „v červnu 2003 česká vláda vymyslela, že do tří let propustí mnoho státních zaměstnanců.“ Vypadá to impozantně, ale při bližším pohledu je to už jinak. Předně mnoho úřednických míst jsou místa sice papírově existující, ale neobsazená, tedy „mrtvé duše“. Text popisuje problémy spojené s fungováním tradičních byrokratických institucí v současném dynamickém světě. Upozorňuje, že takové instituce mohou fungovat uspokojivě pouze za specifických podmínek, kdy je prostředí stabilní, úkoly jsou jednoduché, a požadavky občanů jsou homogenní. Nicméně reálný svět se rychle mění, což tyto předpoklady narušuje.
Globalizace, informační společnost a rostoucí potřeba autonomie mezi vysoce kvalifikovanými pracovníky zvyšují tlak na flexibilitu a individualizaci služeb. Zvláštní pozornost je věnována problému nadměrného počtu úředníků, zejména v České republice, kde se mnohokrát pokoušeli snížit počet státních zaměstnanců, ale tyto pokusy často selhaly. Jedním z problémů je například existence "mrtvých duší" neobsazených, ale formálně existujících úřednických pozic. Tento text reflektuje obecnou kritiku byrokracie jako neefektivní a neschopnou rychle se přizpůsobit moderním požadavkům společnosti. Problémem byrokracie je veliká vzdálenost mezi byrokratem a občanem nebo zaměstnancem, zde platí heslo z cizího krev neteče.
Tento výrok zdůrazňuje jeden z hlavních problémů byrokracie, a to velkou vzdálenost mezi byrokratem a občanem nebo zaměstnancem. V takovém systému mohou úředníci často postrádat osobní vztah či zodpovědnost vůči těm, kterým mají sloužit. Tato odcizenost může vést k lhostejnosti vůči potřebám a zájmům občanů, protože úředníci se necítí osobně zainteresovaní nebo odpovědní za výsledky své práce. Rčení „z cizího krev neteče“ ilustruje tento odstup naznačuje, že úředníci nemusí pociťovat důsledky svých rozhodnutí a chování tak intenzivně, jako by to pociťovali, kdyby se jednalo o jejich vlastní záležitosti. Tento nedostatek empatie a osobního zapojení může vést k neefektivitě, byrokratické neochotě a nedostatečné flexibilitě při řešení konkrétních problémů občanů.
Obrazně mi naše byrokracie připomíná Windows 7, který není už aktualizovaný a optimalizovaný, a tak nefunguje dobře, mnohdy se prezidenti a vlády pokoušeli o aktualizaci a optimalizaci byrokracie ale narazili na neřešitelné problémy. Přirovnání byrokracie k neaktualizovanému a neoptimalizovanému systému Windows 7 je velmi výstižné. Stejně jako starý operační systém, který není pravidelně udržován, může být pomalý, neefektivní a náchylný k chybám, i byrokracie, která se neadaptuje na měnící se podmínky, začne selhávat. Systém, který kdysi fungoval, se postupně stává zastaralým a neschopným efektivně řešit nové výzvy, které před ním stojí. Prezidenti a vlády se mnohokrát pokoušeli "aktualizovat" a "optimalizovat" tento systém, tedy reformovat byrokracii tak, aby byla pružnější, efektivnější a lépe odpovídala potřebám současné společnosti.
Avšak tyto snahy často narazily na obrovské překážky. Byrokratické struktury jsou totiž často hluboce zakořeněné, rezistentní vůči změnám, a jakékoli pokusy o jejich modernizaci mohou být zmařeny kvůli vnitřním odporům, složitosti systému, nebo nedostatku politické vůle. Stejně jako u starého softwaru, kde někdy může být jednodušší začít s čistým štítem než pokoušet se opravovat zastaralé části, i u byrokracie může být potřeba přistoupit k radikálnějším změnám místo postupného a ne vždy úspěšného vylepšování. Byrokrati nemohou za inflaci nebo válku, oni si jenom plní svoje povinnosti, problémem je zde to že byrokrati mají protekci kterou si nezaslouží. Váš názor naznačuje, že byrokrati sami o sobě nejsou příčinou velkých společenských problémů, jako je inflace nebo válka. Jejich úkolem je plnit stanovené povinnosti v rámci systému, ve kterém pracují.
Nicméně problémem se zdá být to, že byrokrati mají určitou míru ochrany nebo "protekce", kterou si ne vždy zaslouží. Tento jev může vést k nespravedlnostem, kde byrokrati využívají svých pozic pro osobní prospěch nebo k udržení svých míst, i když jejich výkon není dostatečný. Protekční pozice mohou vytvářet prostředí, kde jsou byrokrati méně motivováni k inovacím, zlepšování své práce nebo přizpůsobování se novým výzvám. Tato ochrana může také znamenat, že je obtížné je odvolat nebo nahradit, což přispívá k rigiditě systému a brání efektivním reformám. Tím se může posilovat pocit, že byrokracie je odtržená od skutečných potřeb občanů a není zodpovědná za výsledky své činnosti, což může vyvolávat frustraci a nedůvěru ve veřejné instituce.
Statisticky je doloženo to, že bychom mohli díky optimalizaci a automatizaci zrušit většinu byrokratických míst v EU, zaměstnanci a občané by si vše vyřídili digitálně a po celý život by nikdy nemuseli vyplňovat složité formuláře a chodit za byrokraty na zbytečné úřady. Myšlenka, že by bylo možné výrazně zredukovat byrokratická místa díky optimalizaci a automatizaci, je součástí širší debaty o digitalizaci veřejné správy. Argument je založen na představě, že moderní technologie mohou nahradit mnoho tradičních administrativních úkolů, čímž se zefektivní procesy, sníží náklady a zlepší služby pro občany. Podle této vize by občané a zaměstnanci mohli vyřizovat většinu svých potřeb online, aniž by se museli potýkat s komplikovanými formuláři nebo navštěvovat úřady.
Systémy založené na digitálních technologiích by byly uživatelsky přívětivé, přístupné kdykoli a odkudkoli, což by vedlo k větší spokojenosti a efektivitě. Statistická podpora tohoto tvrzení by ukázala, že většinu úřednických pozic, zejména těch, které zahrnují rutinní a opakující se činnosti, lze nahradit automatizovanými procesy. Tento přístup by umožnil snížit počet byrokratů, což by znamenalo obrovské úspory a zvýšení efektivity. Nicméně, zavedení takového systému by vyžadovalo rozsáhlé investice do technologie, změny v legislativě, zajištění kybernetické bezpečnosti a také řešení sociálních dopadů, jako je otázka zaměstnanosti pro ty, jejichž pozice by byly automatizovány. Dále by bylo nezbytné zajistit, aby digitální systémy byly přístupné všem občanům, včetně těch, kteří nemají snadný přístup k technologiím nebo postrádají digitální gramotnost.